Implementation of the principle of shared services in the organisation and operation of central administration (Q3836398)
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Project Q3836398 in Bulgaria
| Language | Label | Description | Also known as |
|---|---|---|---|
| English | Implementation of the principle of shared services in the organisation and operation of central administration |
Project Q3836398 in Bulgaria |
Statements
Съществуващият модел на организация и функциониране на структурите на общата администрация се характеризира с високи разходи, разнородни практики и слаба координация в дейността. Проектът предвижда детайлен анализ на текущото съст. в областта на управл. на човешките ресурси, финансово-счетоводни дейности и ИТ дейности и разработване на модел, при който администрациите постепенно се освобождават от изпълнението на несвойствени дейности от общ и спомагателен характер, за да могат да се концентрират върху ключовите си функции. Цели се създ. на модел, при който едно звено или адм. предоставя споделени услуги на други адм.В рамките на проекта следва да бъдат разгледани разл. възможни подходи, като се избере най-подходящият орг. модел, с оглед спецификата на сферите и дейностите, за изпълн. на които ще се въвежда принципът на споделени услуги. Дейностите ще бъдат приоритизирани и ще бъде изготвена Пътна карта за въвеждане на споделени услуги.По отнош. на обектите с представителни и социални функции в държавната адм. ще бъде направен анализ и изготвени предложения за подобряване на модела на тяхното управл, с оглед възможностите за споделени услуги.По отношение на процесуалното представителство на администрацията ще бъде направен анализ и изготвени предложения за подобряване на текущото съст, с оглед възможностите за споделени услуги.С оглед въвеждане на принципа на споделените услуги, ще се наложат изменения и допълнения на действащата нормативна уредба. Предвидено е също така разработването на методологична рамка, която да позволи максимално ефективното използване на възможностите, които предоставят споделените услуги за оптимизиране на работата на администрацията, както и разработване и внедряване на механизъм за управление на промяната.В рамките на проекта ще бъдат създадени 2 звена за предоставяне на споделени услуги, както и ще бъде извършен текущ мониторинг на действието на модела, с оглед неговото мултиплициране впоследствие в други администрации. (Bulgarian)
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The existing model of organisation and functioning of the structures of the general administration is characterised by high costs, heterogeneous practices and poor coordination in the activity. The project provides for a detailed analysis of the current staff in the field of human resources management, financial and accounting activities and IT activities and the development of a model in which administrations are gradually exempted from the implementation of non-property activities of a general and ancillary nature in order to be able to concentrate on their key functions. The aim is to create a model in which one unit or administrative authority provides shared services to other administrative authorities.In the framework of the project, various possible approaches should be considered, choosing the most appropriate model, taking into account the specifics of the fields and activities to which the principle of shared services will be implemented. The activities will be prioritised and a Roadmap for introduction of shared services will be prepared. In relation to the sites with representative and social functions in the state administration, analysis and preparation of proposals for improvement of the model of their management will be made in view of the possibilities for shared services.In terms of legal representation of the administration will be analysed and prepared proposals for improvement of the current system, in view of the possibilities for shared services.In order to introduce the principle of shared services, amendments and additions to the current legal framework will be necessary. It is also envisaged to develop a methodological framework to maximise the efficiency of the opportunities offered by shared services to optimise the performance of the administration, as well as to develop and implement a change management mechanism.The project will set up 2 shared service delivery units and monitor the operation of the model on an ongoing basis, with a view to its subsequent multiplication in other administrations. (English)
2 December 2021
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Le modèle existant d’organisation et de fonctionnement des structures de l’administration générale se caractérise par des coûts élevés, des pratiques hétérogènes et une mauvaise coordination de l’activité. Le projet prévoit une analyse détaillée du personnel actuel dans le domaine de la gestion des ressources humaines, des activités financières et comptables et des activités informatiques et l’élaboration d’un modèle dans lequel les administrations sont progressivement exemptées de la mise en œuvre d’activités non patrimoniales de nature générale et accessoire afin de pouvoir se concentrer sur leurs fonctions clés. L’objectif est de créer un modèle dans lequel une unité ou une autorité administrative fournit des services partagés à d’autres autorités administratives.Dans le cadre du projet, il convient d’envisager diverses approches possibles, en choisissant le modèle le plus approprié, en tenant compte des spécificités des domaines et des activités auxquels le principe de services partagés sera mis en œuvre. Les activités seront hiérarchisées et une feuille de route pour l’introduction des services partagés sera préparée. En ce qui concerne les sites ayant des fonctions représentatives et sociales dans l’administration de l’État, l’analyse et la préparation de propositions d’amélioration du modèle de leur gestion seront faites en fonction des possibilités de services partagés.En termes de représentation juridique de l’administration seront analysées et préparées des propositions d’amélioration du système actuel, compte tenu des possibilités de services partagés.Pour introduire le principe des services partagés, des modifications et des ajouts au cadre juridique actuel seront nécessaires. Il est également envisagé de mettre au point un cadre méthodologique pour maximiser l’efficacité des possibilités offertes par les services partagés afin d’optimiser les performances de l’administration, ainsi que d’élaborer et de mettre en œuvre un mécanisme de gestion du changement.Le projet mettra en place deux unités de prestation de services partagés et assurera un suivi continu du fonctionnement du modèle, en vue de sa multiplication ultérieure dans d’autres administrations. (French)
3 December 2021
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Das bestehende Organisations- und Funktionsmodell der Strukturen der allgemeinen Verwaltung zeichnet sich durch hohe Kosten, heterogene Praktiken und eine schlechte Koordinierung der Tätigkeit aus. Das Projekt sieht eine detaillierte Analyse des derzeitigen Personals im Bereich Personalmanagement, Finanz- und Rechnungswesen sowie IT-Aktivitäten sowie die Entwicklung eines Modells vor, bei dem die Verwaltungen schrittweise von der Durchführung von allgemeinen und Nebentätigkeiten ohne Eigentumsrechte befreit sind, um sich auf ihre Schlüsselfunktionen konzentrieren zu können. Ziel ist die Schaffung eines Modells, in dem eine Einheit oder Verwaltungsbehörde gemeinsame Dienste für andere Verwaltungsbehörden erbringt.Im Rahmen des Projekts sollten verschiedene mögliche Ansätze in Betracht gezogen werden, wobei das am besten geeignete Modell unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Bereiche und Tätigkeiten zu wählen ist, auf die der Grundsatz der gemeinsamen Dienste angewandt wird. In Bezug auf die Standorte mit repräsentativen und sozialen Funktionen in der staatlichen Verwaltung wird die Analyse und Ausarbeitung von Vorschlägen zur Verbesserung des Modells ihrer Verwaltung im Hinblick auf die Möglichkeiten für gemeinsame Dienste erstellt.Im Hinblick auf die rechtlichen Vertretung der Verwaltung werden analysiert und Vorschläge zur Verbesserung des derzeitigen Systems unter Berücksichtigung der Möglichkeiten für gemeinsame Dienste ausgearbeitet.Um den Grundsatz der gemeinsamen Dienste einzuführen, sind Änderungen und Ergänzungen des derzeitigen Rechtsrahmens erforderlich. Es ist auch vorgesehen, einen methodischen Rahmen zu entwickeln, um die Effizienz der Möglichkeiten der gemeinsamen Dienste zur Optimierung der Leistung der Verwaltung zu maximieren und einen Mechanismus für das Änderungsmanagement zu entwickeln und umzusetzen.Das Projekt wird zwei gemeinsame Dienstleistungserbringungseinheiten einrichten und die Funktionsweise des Modells laufend überwachen, um die anschließende Multiplikation in anderen Verwaltungen zu gewährleisten. (German)
4 December 2021
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Het bestaande model voor de organisatie en werking van de structuren van de algemene administratie wordt gekenmerkt door hoge kosten, heterogene praktijken en een gebrekkige coördinatie van de activiteiten. Het project voorziet in een gedetailleerde analyse van het huidige personeel op het gebied van personeelsbeheer, financiële en boekhoudkundige activiteiten en IT-activiteiten en de ontwikkeling van een model waarin overheidsdiensten geleidelijk worden vrijgesteld van de uitvoering van niet-eigendomsactiviteiten van algemene en bijkomende aard om zich op hun kerntaken te kunnen concentreren. Het doel is een model te creëren waarin een eenheid of administratieve instantie gedeelde diensten verleent aan andere administratieve autoriteiten. In het kader van het project moeten verschillende mogelijke benaderingen worden overwogen, waarbij het meest geschikte model wordt gekozen, rekening houdend met de specifieke kenmerken van de gebieden en activiteiten waarop het beginsel van gedeelde diensten zal worden toegepast. De activiteiten zullen worden geprioriteerd en er zal een routekaart voor de invoering van gedeelde diensten worden opgesteld. Met betrekking tot de sites met representatieve en sociale functies in de overheidsadministratie, zal de analyse en voorbereiding van voorstellen ter verbetering van het model van hun beheer worden gemaakt met het oog op de mogelijkheden voor gedeelde diensten.In termen van wettelijke vertegenwoordiging van de administratie zullen voorstellen worden geanalyseerd en voorbereid ter verbetering van het huidige systeem, met het oog op de mogelijkheden voor gedeelde diensten.Om het principe van gedeelde diensten in te voeren, zullen wijzigingen en aanvullingen in het huidige rechtskader nodig zijn. Het is ook de bedoeling een methodologisch kader te ontwikkelen om de efficiëntie van de mogelijkheden die door gedeelde diensten worden geboden om de prestaties van de administratie te optimaliseren, te maximaliseren en een mechanisme voor veranderingsbeheer te ontwikkelen en uit te voeren.Het project zal 2 eenheden voor de levering van gedeelde diensten opzetten en de werking van het model doorlopend monitoren, met het oog op de daaropvolgende vermenigvuldiging ervan in andere overheidsdiensten. (Dutch)
10 December 2021
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Il modello esistente di organizzazione e funzionamento delle strutture dell'amministrazione generale è caratterizzato da costi elevati, pratiche eterogenee e uno scarso coordinamento nell'attività. Il progetto prevede un'analisi dettagliata del personale attuale nel campo della gestione delle risorse umane, delle attività finanziarie e contabili e delle attività informatiche e lo sviluppo di un modello in cui le amministrazioni siano gradualmente esentate dall'attuazione di attività non immobiliari di natura generale e accessoria per potersi concentrare sulle loro funzioni chiave. L'obiettivo è quello di creare un modello in cui un'unità o un'autorità amministrativa fornisca servizi condivisi ad altre autorità amministrative. Nel quadro del progetto, dovrebbero essere presi in considerazione vari approcci possibili, scegliendo il modello più appropriato, tenendo conto delle specificità dei settori e delle attività cui sarà applicato il principio dei servizi condivisi. Le attività saranno prioritarie e sarà preparata una tabella di marcia per l'introduzione di servizi condivisi. Per quanto riguarda i siti con funzioni rappresentative e sociali nell'amministrazione statale, sarà effettuata l'analisi e l'elaborazione di proposte per il miglioramento del modello di gestione in considerazione delle possibilità di servizi condivisi.In termini di rappresentanza legale dell'amministrazione saranno analizzate e preparate proposte per il miglioramento del sistema attuale, in considerazione delle possibilità di servizi condivisi.Per introdurre il principio dei servizi condivisi, saranno necessarie modifiche e integrazioni all'attuale quadro giuridico. Si prevede inoltre di sviluppare un quadro metodologico per massimizzare l'efficienza delle opportunità offerte dai servizi condivisi per ottimizzare le prestazioni dell'amministrazione, nonché per sviluppare e attuare un meccanismo di gestione del cambiamento.Il progetto istituirà 2 unità condivise di erogazione dei servizi e monitorerà il funzionamento del modello su base continuativa, in vista della sua successiva moltiplicazione in altre amministrazioni. (Italian)
13 January 2022
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El modelo existente de organización y funcionamiento de las estructuras de la administración general se caracteriza por altos costos, prácticas heterogéneas y mala coordinación en la actividad. El proyecto prevé un análisis detallado del personal actual en el ámbito de la gestión de los recursos humanos, las actividades financieras y contables y las actividades informáticas, así como el desarrollo de un modelo en el que las administraciones están gradualmente exentas de la realización de actividades no inmobiliarias de carácter general y auxiliar para poder concentrarse en sus funciones clave. El objetivo es crear un modelo en el que una unidad o autoridad administrativa preste servicios compartidos a otras autoridades administrativas. En el marco del proyecto, deben considerarse diversos enfoques posibles, eligiendo el modelo más adecuado, teniendo en cuenta las especificidades de los ámbitos y actividades a los que se aplicará el principio de servicios compartidos. En relación con los sitios con funciones representativas y sociales en la administración estatal, se analizará y preparará propuestas para la mejora del modelo de gestión de los mismos en vista de las posibilidades de servicios compartidos.En cuanto a la representación legal de la administración, se analizarán y prepararán propuestas para la mejora del sistema actual, en vista de las posibilidades de servicios compartidos.Para introducir el principio de servicios compartidos, serán necesarias modificaciones y adiciones al marco jurídico actual. También se prevé desarrollar un marco metodológico para maximizar la eficiencia de las oportunidades que ofrecen los servicios compartidos para optimizar el rendimiento de la administración, así como para desarrollar y aplicar un mecanismo de gestión del cambio. El proyecto creará dos unidades de prestación de servicios compartidos y supervisará el funcionamiento del modelo de forma continua, con miras a su posterior multiplicación en otras administraciones. (Spanish)
14 January 2022
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Identifiers
BG05SFOP001-2.001-0009
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